سياسة الاحتفاظ بالبيانات — EduRegie
مدد الاحتفاظ حسب فئة البيانات. المبدأ: عدم الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم للغرض التشغيلي (معالجة الغياب والاستبدال) أو التزام قانوني بالاحتفاظ.
| فئة البيانات | الجدول | مدة الاحتفاظ | التوضيح |
|---|---|---|---|
| حالة غياب نشطة | absence_cases, absence_events | مدة الغياب + 12 شهرًا بعد الإغلاق | ضرورية لأي متابعة لاحقة، وأنماط متكررة، والمساءلة تجاه المدرسة |
| تأثير الجدول الزمني والاستبدال | lesson_impacts, replacement_candidates, replacement_assignments | مرتبطة بحالة الغياب المعنية — نفس المدة | سجل تشغيلي، لا قيمة احتفاظ مستقلة بعد إغلاق الحالة |
| استقبال المكالمات الهاتفية/البريد الإلكتروني (البلاغات الأولية) | phone_call_intakes, email_intakes | 12 شهرًا | ضرورية فقط طالما ظلت إمكانية التتبع إلى الحالة ذات صلة |
| الإشعارات (سجل الإرسال) | notifications | 12 شهرًا | دليل على التواصل في الوقت المناسب، دون بيانات طبية جوهرية |
| الإحصاءات اليومية/الأسبوعية | statistics_daily | 36 شهرًا، ثم تُحفظ مجهولة الهوية لتحليل الاتجاهات | أرقام مجمّعة، مخاطر خصوصية منخفضة؛ الاحتفاظ الأطول مبرَّر لأغراض التقارير الإدارية عبر عدة سنوات دراسية |
| سجل التدقيق | audit_log | 24 شهرًا | ضروري للمساءلة والتحقيق في الحوادث |
| بيانات الموظفين (البيانات الأساسية) | employees | طوال مدة التوظيف + 12 شهرًا | تماشيًا مع مدة الاحتفاظ المعتادة لملفات الموظفين؛ تظل المدرسة هي مالكة البيانات هنا |
| حسابات مستخدمي البوابة | users (+ Supabase Auth) | حتى تقوم المدرسة بتعطيل الحساب، وفي موعد أقصاه 3 أشهر بعد انتهاء التوظيف | يمنع وجود حسابات غير مستخدمة ومنسية تملك صلاحية الوصول |
الأتمتة
SF 20 - EduRegie Privacy Retention هو مسار العمل المخصص لتطبيق هذه المدد تلقائيًا (تنظيف/إخفاء هوية دوري). عند التسليم لمدرسة، تحقق من أن مسار العمل هذا نشط ويستخدم المدد الواردة في هذا الجدول كمعامل — يستحق التنفيذ الدقيق (الحذف النهائي مقابل إخفاء الهوية) مراجعة كود موجزة قبل أول تسليم إنتاجي.
الاستثناءات
يمكن أن تكون مدد الاحتفاظ أطول إذا:
- تطلّب نزاع أو تحقيق قانوني جارٍ الاحتفاظ بالبيانات؛
- طبّقت المدرسة نفسها مدة احتفاظ أطول وموثقة وفقًا لسياسة الأرشفة الخاصة بها (على سبيل المثال استنادًا إلى قائمة اختيار وثائق الأرشيف الخاصة بالتعليم) — وفي هذه الحالة تسود تعليمات المدرسة وفقًا للمادة 3 من اتفاقية معالجة البيانات.
المدد المذكورة هي اقتراح معقول من Elhoucine Automation، وليست معيارًا قانونيًا — يجب التنسيق بشأنها مع مسؤول حماية البيانات في كل مدرسة قبل التسليم الإنتاجي.