Politique de conservation des données — EduRegie
Durées de conservation par catégorie de données. Principe : ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire pour la finalité opérationnelle (gestion de l'absentéisme et des remplacements) ou une obligation légale de conservation.
| Catégorie de données | Table | Durée de conservation | Explication |
|---|---|---|---|
| Dossier d'absence actif | absence_cases, absence_events | Durée de l'absence + 12 mois après clôture | Nécessaire pour un éventuel contrôle ultérieur, les schémas récurrents et la reddition de comptes envers l'école |
| Impact sur l'emploi du temps et remplacement | lesson_impacts, replacement_candidates, replacement_assignments | Lié au dossier d'absence associé — même durée | Historique opérationnel, aucune valeur de conservation indépendante après la clôture du dossier |
| Prise en charge téléphonique/e-mail (signalements bruts) | phone_call_intakes, email_intakes | 12 mois | Nécessaire uniquement tant que la traçabilité vers le dossier peut être pertinente |
| Notifications (journal d'envoi) | notifications | 12 mois | Preuve d'une communication en temps voulu, aucune donnée médicale de fond |
| Statistiques quotidiennes/hebdomadaires | statistics_daily | 36 mois, puis conservées de manière anonymisée pour l'analyse de tendances | Chiffres agrégés, faible risque pour la vie privée ; une conservation plus longue est justifiée pour le reporting de gestion sur plusieurs années scolaires |
| Journal d'audit | audit_log | 24 mois | Nécessaire pour la reddition de comptes et l'enquête sur incident |
| Données du personnel (données de base) | employees | Pendant la durée du contrat de travail + 12 mois | Conforme à la durée de conservation habituelle des dossiers du personnel ; l'école reste le responsable des données ici |
| Comptes utilisateurs du portail | users (+ Supabase Auth) | Jusqu'à ce que l'école fasse désactiver un compte, au plus tard 3 mois après la fin du contrat de travail | Évite les comptes inutilisés et oubliés disposant d'un accès |
Automatisation
SF 20 - EduRegie Privacy Retention est le workflow désigné pour faire respecter automatiquement ces durées (nettoyage/anonymisation périodique). Lors de la livraison à une école, vérifier que ce workflow est actif et utilise les durées de ce tableau comme paramètre — l'implémentation exacte (suppression définitive vs. anonymisation) mérite une brève revue de code avant la première livraison en production.
Exceptions
Les durées de conservation peuvent être plus longues si :
- un litige ou une enquête juridique en cours nécessite la conservation ;
- l'école applique elle-même une durée de conservation plus longue et documentée conformément à sa propre politique d'archivage (par exemple sur la base de la liste de sélection des documents d'archives pour l'enseignement) — dans ce cas, l'instruction de l'école prévaut, conformément à l'article 3 de l'accord de sous-traitance.
Les durées mentionnées constituent une proposition raisonnable d'Elhoucine Automation, et non une norme légale — à harmoniser avec le DPO de chaque école avant la livraison en production.